Zasady zawierania umów międzyinstytucjonalnych w ramach mobilności studentów i pracowników na Akademii Wychowania Fizycznego im. Polskich Olimpijczyków we Wrocławiu dotyczy projektów: Erasmus KA131, Erasmus KA171
Edycja: 2021-2027
Definicje
- Porozumienie międzyinstytucjonalne (Inter-Institutional Agreement, IIA)
– umowa zawierana pomiędzy instytucjami szkolnictwa wyższego, określająca zasady współpracy w ramach mobilności studentów
i pracowników Programu Erasmus+, w szczególności w zakresie wymiany akademickiej, liczby miejsc, warunków przyjmowania oraz jakości wsparcia uczestników mobilności. - Erasmus Without Paper (EWP)
– europejski system cyfrowy umożliwiający elektroniczne zawieranie, przetwarzanie i archiwizowanie dokumentów Erasmus+ bez konieczności stosowania formularzy papierowych. EWP jest podstawowym narzędziem obsługi umów międzyinstytucjonalnych w edycji programu Erasmus+ 2021–2027. - Alternatywne rozwiązanie
– alternatywna metoda zawierania Porozumień międzyinstytucjonalnych w formie dokumentów elektronicznych (najczęściej w formacie PDF z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem uznawanym przez stronę partnerską), stosowana wyłącznie w sytuacjach, gdy system EWP jest gdy partner nie ma możliwości korzystania z EWP. - Partner programu
– uczelnia lub instytucja, która spełnia wymogi Komisji Europejskiej, w szczególności posiada ECHE, jeżeli dotyczy to KE131.
Schemat postępowania
Inicjacja porozumienia
- Każdy pracownik AWF Wrocław może zainicjować zawarcie Porozumienia międzyinstytucjonalnego, wskazując:
- proponowaną uczelnię lub instytucję partnerską,
- zakres planowanej współpracy (dziedziny/kierunki),
- przewidywaną liczbę mobilności studentów i/lub pracowników,
- uzasadnienie merytoryczne zawarcia współpracy.
- Inicjacja współpracy odbywa się poprzez złożenie „Wniosku o zawarcie porozumienia międzyinstytucjonalnego” – zgodnie z obowiązującym załącznikiem.
- Po otrzymaniu wniosku, Centrum Erasmusa dokonuje jego weryfikacji formalnej i merytorycznej, obejmującej w szczególności:
- sprawdzenie statusu instytucji partnerskiej (np. posiadanie ECHE),
- ocenę zgodności profilu akademickiego partnera z kierunkami i priorytetami AWF Wrocław,
- ocenę możliwości realizacji mobilności w proponowanych dziedzinach,
- analizę dotychczasowej współpracy (jeżeli dotyczy).
- W przypadku braków formalnych lub konieczności uzupełnienia danych, Centrum Erasmusa kontaktuje się z wnioskodawcą w celu uzyskania dodatkowych informacji.
- Po pozytywnej weryfikacji Centrum Erasmusa przygotowuje projekt Porozumienia międzyinstytucjonalnego w systemie Erasmus Without Paper lub – jeżeli dotyczy – w trybie alternatywnym zawierania umów.
Podpisanie i rejestracja porozumienia
- Osobą uprawnioną do zawierania umów międzyinstytucjonalnych Erasmus+ jest:
- Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy z Otoczeniem,
- Lub pracownik Centrum Erasmusa, uprawniony odpowiednim pełnomocnictwem.
- Po uzgodnieniu treści porozumienia, dokument jest przekazywany do podpisu przez przedstawicieli obu stron.
- Po podpisaniu porozumienia przez AWF Wrocław i instytucję partnerską, Centrum Erasmusa:
- rejestruje porozumienie w systemie EWP oraz w dokumentacji elektronicznej Uczelni,
- upublicznia informację o zawarciu porozumienia na stronie internetowej erasmus.awf.wroc.pl, w szczególności poprzez aktualizację listy uczelni i instytucji partnerskich.
Monitoring
- Centrum Erasmusa corocznie monitoruje realizację porozumienia, w szczególności w zakresie:
- liczby zrealizowanych mobilności studentów i pracowników,
- jakości współpracy i komunikacji z partnerem,
- dostępności oferty dydaktycznej i organizacyjnej dla uczestników mobilności,
- zgłaszanych przez uczestników uwag dotyczących organizacji mobilności.
- W przypadku konieczności zmiany warunków współpracy (np. liczba miejsc, zakres dziedzin, okres obowiązywania), przygotowuje się aneks (jeśli to możliwe) do porozumienia, który zatwierdzany i podpisywany jest w trybie analogicznym do umowy podstawowej.
- W przypadku naruszenia warunków porozumienia lub niespełniania standardów jakości, AWF Wrocław może:
- czasowo zawiesić realizację mobilności,
- nie przedłużać porozumienia po upływie jego terminu,
- wypowiedzieć porozumienie zgodnie z warunkami określonymi w umowie.
- Decyzję o zawieszeniu lub rozwiązaniu porozumienia podejmuje Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy z Otoczeniem.
