Krok po kroku

Należy zapoznać się z dostępnymi informacjami dot. Programu Erasmus (krok po kroku, regulamin wyjazdów, uczelnie partnerskie, dokumenty do pobrania).

Świadomie wybrać uczelnię partnerską, w której student chciałby podjąć studia (wybór do trzech uczelni – jedna priorytetowa i dwie rezerwowe).

Zgłosić swoją kandydaturę na wyjazd w Centrum  Erasmus składając następujące dokumenty:

• wypełniony komputerowo formularz zgłoszeniowy
• podpisane przez Dziekanat zaświadczenie o średniej ocen
• oświadczenie dot. wcześniejszych wyjazdów w ramach ERASMUS
• oświadczenie RODO

oraz jeśli dotyczy:

• dokument zwalniający z egzaminu językowego
  (w przypadku braku stosownego dokumentu student zobowiązany będzie do przystąpienia rozmowy kwalifikacyjnej z zakresu znajomości języka obcego)
• dokument potwierdzający działalność społeczną
• zaświadczenie o pobieraniu stypendium socjalnym

W celu przeprowadzenia kwalifikacji,  Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy z Otoczeniem powołuje Komisję Kwalifikacyjną, w której skład wchodzą:

• Koordynator Uczelniany Programu Erasmus+
• Dziekan Wydziału lub Pełnomocnik Dziekana ds. Programu Erasmus
• Przedstawiciel studentów

Po zakończonym procesie rekrutacyjnym Komisja Kwalifikacyjna Erasmus+ przygotuje listę główną studentów zakwalifikowanych do wyjazdu. 

Na podstawie protokołu Komisji wszyscy studenci, biorący udział w rekrutacji zostaną poinformowani pocztą elektroniczną o wynikach rekrutacji.  

Od decyzji Komisji Kwalifikacyjnej przysługuje odwołanie do Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy z Otoczeniem składane w Biurze Prorektora (Centrum Erasmus, pokój nr 37A) w terminie 7 dni kalendarzowych od uzyskania  informacji  drogą  elektroniczną.
Decyzja Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy z Otoczeniem jest ostateczna.

Nominacja to oficjalne powiadomienie uczelni przyjmującej o zakwalifikowaniu studenta do realizacji mobilności.
Nominacji dokonuje Centrum Erasmus AWF.

Po uzyskaniu nominacji student zobowiązany jest do zapoznania się ze wszystkimi informacjami dotyczącymi organizacji wyjazdu na studia zagraniczne. Informacje te należy pozyskać z oficjalnej strony internetowej uczelni partnerskiej lub bezpośrednio od koordynatora Programu Erasmus na tej uczelni. W szczególności należy zwrócić uwagę na:

• procedurę aplikacyjną,
• terminy zgłoszeń,
• ofertę programową,
• zasady zakwaterowania,
• kalendarz akademicki,
• inne istotne kwestie organizacyjne.

Przygotowanie dokumentów wymaganych przez uczelnię partnerską

Application Form (formularz zgłoszeniowy)

Każda uczelnia partnerska posiada własny formularz zgłoszeniowy przeznaczony dla studentów zagranicznych. Formularz ten jest dostępny na stronie internetowej uczelni przyjmującej i powinien zostać wypełniony w języku angielskim komputerowo lub online, zgodnie z wymaganiami instytucji.

Learning Agreement for Studies – część „Before the Mobility”

Learning Agreement for Studies (Porozumienie o programie studiów) jest dokumentem podpisywanym przez trzy strony: studenta, uczelnię macierzystą (AWF Wrocław) oraz uczelnię przyjmującą. Dokument określa program studiów realizowanych przez studenta w czasie pobytu za granicą, w tym listę przedmiotów oraz przypisane im punkty ECTS. Porozumienie stanowi podstawę do uznania okresu studiów zrealizowanego poza AWF Wrocław.

Student jest odpowiedzialny za samodzielne przygotowanie projektu Learning Agreement. W celu jego prawidłowego sporządzenia należy:

• uzyskać listę przedmiotów obowiązujących na AWF Wrocław w danym semestrze (dostępna w systemie USOS),
• zapoznać się z aktualną ofertą przedmiotów oferowanych przez uczelnię partnerską.

W porozumieniu z pełnomocnikiem wydziału ds. Programu Erasmus student dokonuje uzgodnień dotyczących programu studiów, w szczególności:

• określa, które przedmioty zostaną zrealizowane za granicą,
• wskazuje, które przedmioty z programu AWF Wrocław będą zaliczone na podstawie tych realizowanych na uczelni partnerskiej.

Realizacja zatwierdzonego programu studiów gwarantuje automatyczne zaliczenie odpowiednich zajęć lub semestru w AWF Wrocław. Przy tworzeniu Learning Agreement należy dążyć do jak najbliższego odwzorowania programu studiów AWF Wrocław. Nie należy kierować się jedynie nazwami przedmiotów, lecz porównywać zakładane efekty uczenia się. Ze względu na różnice w strukturze i harmonogramie programów studiów, niektóre rozbieżności są nieuniknione. W związku z tym, studenci zakwalifikowani na wyjazd zobowiązani są również do uzyskania zgody pełnomocnika ds. Programu Erasmus na realizację Indywidualnego Planu Studiów.

Forma dokumentu

Obowiązującą formą Learning Agreement jest wersja elektroniczna – Online Learning Agreement (OLA).
Wyjątkiem są sytuacje, w których uczelnia przyjmująca nie akceptuje OLA – wówczas dopuszcza się formę papierową. Wzór dokumentu w wersji papierowej dostępny jest w sekcji „Dokumenty do pobrania”.

Terminy składania dokumentów

Uczelnie partnerskie określają ściśle terminy składania wymaganych dokumentów. Niedotrzymanie tych terminów może skutkować odrzuceniem aplikacji. Obowiązek śledzenia oraz przestrzegania terminów spoczywa wyłącznie na studencie.

Potwierdzenie przyjęcia na studia wystawione przez uczelnię partnerską umożliwia podjęcie dalszych kroków związanych z wyjazdem. Student powinen otrzymać od uczelni przyjmującej dokumenty:

• potwierdzenie przyjęcia na studia w ramach Programu Erasmus + (Letter of Acceptance)
• podpisany Learning agreement 

Uwaga: Jeżeli uczelnia przyjmująca zwleka z odesłaniem podpisanego Learning Agreement for Studies, student powinien się o nie upomnieć!

Ubezpieczenie zdrowotne
Student wyjeżdżający w ramach programu Erasmus + zobowiązany jest do ubezpieczenia się od kosztów leczenia oraz następstw nieszczęśliwych wypadków. Podstawowe ubezpieczenie zdrowotne gwarantuje Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego wydawana przez NFZ na prośbę i podanie studenta oraz na podstawie zaświadczenia od koordynatora AWF we Wrocławiu.

Ubezpieczenie zdrowotne nie jest tożsame z ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków, które jest wykupywane w dobrowolnym towarzystwie ubezpieczeniowym (np. karta Euro 26, Planeta Młodych, ISIC).

Osobiste konto bankowe 
Dofinansowanie programu Erasmus+ wypłacane jest w walucie EUR przelewem na konto wskazane przez studenta (formularz danych bankowych).
Wypłata stypendium realizowana jest po podpisaniu umowy między studentem a AWF we Wrocławiu. Student otrzymuje stypendium co najmniej dwóch ratach (najczęściej to pierwsza rata w wysokości 80% stypendium i II rata 20% po rozliczeniu się z wyjazdu na studia)

Umowa finansowa określa prawa i obowiązki stron (uczelni wysyłającej i studenta), termin pobytu oraz wysokość i sposób wypłaty dofinansowania.

Umowa zobowiązuje studenta m.in. do:

• odbycia studiów w deklarowanym okresie i zrealizowania uzgodnionego programu studiów
• do niezwłocznego zawiadomienia o wszelkich planowanych zmianach, np. zmianie terminu pobytu, programu studiów
• dostarczenia Wykazu zaliczeń i odpowiedniej części Learning Agreement for Studies (After the Mobility) oraz potwierdzenia terminu pobytu za granicą
• wypełnienia ankiety online dotyczącej okresu studiów za granicą
• nieubiegania się o inne stypendium finansowane z funduszy Komisji Europejskiej na ten sam okres pobytu
• ubezpieczenia się studenta na okres studiów za granicą
• wypełnienia testu językowego online przed i po wyjeździe, jeżeli dotyczy.

Swoim podpisem student potwierdza również przyjęcie do wiadomości faktu, że stypendium pokrywa jedynie różnicę w kosztach utrzymania w kraju i za granicą.
Student podpisuje umowę finansową osobiście, w Centrum Erasmus, w obecności pracownika Centrum. 

Karta studenta ERASMUSA
Karta studenta ERASMUSA to wykaz podstawowych praw i obowiązków studentów wyjeżdżających w ramach Erasmusa. Należy zapoznać się z jej treścią, przestrzegać nałożonych obowiązków i domagać się przysługujących praw. Dostępna w sekcji „Dokumenty do pobrania”

Wsparcie językowe OLS
Online Linguistic Support (OLS) jest darmową platformą internetową do nauki języków zaprojektowaną z myślą o uczestnikach Erasmus+. OLS oferuje internetowe testy biegłości językowej oraz kursy językowe. Udział w teście biegłości językowej Erasmus+ OLS jest nieobowiązkowy.

Legalizacja pobytu
Obywatele Polski nie potrzebują wiz przy wyjazdach do państw Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Należy jednak pamiętać, że na pobyt dłuższy niż 3 miesiące konieczne może być uzyskanie stosownego zezwolenia, a w przypadku niektórych państw formalności trzeba będzie załatwić jeszcze przed wyjazdem. Każdy kraj posiada własne przepisy i wymagania, dotyczące legalizacji pobytu.
Student przed wyjazdem powinien dokładnie sprawdzić przepisy określające legalizację pobytu w kraju, do którego wyjeżdża.

Confirmation of arrival (Potwierdzenie przyjazdu)
Jest to dokument, na którym uczelnia przyjmująca potwierdza daty pobytu studenta na stypendium. Bezzwłocznie po przyjeździe należy uzyskać w biurze Programu ERASMUS uczelni przyjmującej potwierdzenie daty przyjazdu i przesłać formularz drogą elektroniczną.

Zmiany do Learning agreement for studies – część “DURING THE MOBILITY”

W przypadku zaistnienia w programie studiów na uczelni przyjmującej jakichkolwiek zmian mogących mieć wpływ na wypełnienie przez studenta zobowiązań wynikających z obowiązującego Learning Agreement, student musi niezwłocznie:

• Skontaktować się drogą elektroniczna z Koordynatorem Wydziałowym podając informację o proponowanych zmianach do Learning Agreement – kursach, które będą usuwane lub dodawane. Przygotować nowy Indywidualny Plan Studiów.
• Na podstawie otrzymanych drogą elektroniczną informacji Koordynator Wydziałowy podejmuje decyzję o zatwierdzeniu zmian oraz o ewentualnych zmianach w różnicach w standardach kształcenia.
• Po zatwierdzeniu zmian wypełnić część DURING THE MOBILITY wprowadzając odpowiednie zmiany poprzez wypisanie kursów usuwanych i dodawanych.
• Zmiany do Learning Agreement przesłać realizujemy przez system dashboard lub OLA. Dokumenty powinny być podpisane przez studenta, koordynatora wydziałowego oraz uczelnię przyjmującą.

Ewentualne zmiany w dokumencie Learning Agreement mogą zostać zgłoszone nie później niż w terminie dwóch tygodni od daty rozpoczęcia zajęć na uczelni partnerskiej.
Zaniedbanie aktualizacji Learning Agreement for studies może skutkować brakiem uznania okresu studiów po powrocie do uczelni macierzystej a w skrajnych przypadkach – koniecznością zwrotu otrzymanego stypendium.

Skrócenie pobytu
Jeżeli student zaliczył zajęcia, które były ustalone w Porozumieniu o programie zajęć (Learning Agreement), może skrócić pobyt za granicą. Student musi jednak być pewny, że ma wymagane zaliczenia i egzaminy, a tym samym spełnił warunki umowy z uczelnią dotyczącą programu dydaktycznego (jest to bardzo ważne ze względu na zaliczenie okresu studiów przez AWF we Wrocławiu). Skrócenie pobytu może wiązać się z koniecznością zwrotu części stypendium, gdyż stypendium można otrzymać tylko za taki okres, jaki rzeczywiście spędziło się w uczelni partnerskiej.

Przedłużenie pobytu
Przedłużenie pobytu w uczelni partnerskiej w ramach programu Erasmus jest możliwe tylko w obrębie jednego roku akademickiego. Aby przedłużyć pobyt o kolejny semestr w ramach jednego roku akademickiego należy uzyskać zgodę uczelni partnerskiej i macierzystej, uzgodnić Learning Agrement for studies na kolejny okres i podpisać stosowny aneks do umowy.

Studenci przedłużający pobyt na drugi semestr mogą, ale nie muszą otrzymać dodatkowe dofinansowanie.

Po ukończeniu okresu studiów student otrzymuje od uczelni przyjmującej dokumenty:

• Transcript of records (Wykaz zaliczeń )
  Jest to wykaz wszystkich przedmiotów/zajęć, w których student uczestniczył w uczelni zagranicznej wraz z uzyskaną liczbą punktów ECTS oraz ocenami przyznanymi zgodnie ze skalą stosowaną w danej uczelni, a także zgodnie ze skalą ECTS.

Wykaz zaliczeń jest dokumentem, na podstawie którego uczelnia macierzysta decyduje po powrocie studenta o zaliczeniu poszczególnych przedmiotów i przepisaniu ocen uzyskanych z egzaminów, a w konsekwencji – o zaliczeniu okresu studiów.

• Potwierdzenie terminu pobytu (Letter of confirmation)
  Dokument, który wypełnia uczelnia zagraniczna, potwierdzający daty rozpoczęcia i zakończenia stypendium.

Oryginały dokumentów wraz z kserokopią należy donieść koordynatorowi programu w ciągu 30 dni od dnia zakończenia stypendium.

W oparciu o wyżej wspomniane dokumenty student przygotowuje:

• KARTĘ ZALICZEŃ
  Jest to lista przedmiotów/zajęć z programu kształcenia na AWF we Wrocławiu i przypisane im odpowiedniki/równoważniki przedmiotów/zajęć z programu kształcenia w uczelni partnerskiej. Dokument określa ewentualne różnice w standardach nauczania, które student będzie musiał zaliczyć po powrocie na uczelnię macierzystą.
• Learning agreement for studies – część “AFTER THE MOBILITY”
• Ankietę studenta ERASMUSa
  Po powrocie z instytucji przyjmującej student jest zobowiązany wypełnić Ankietę Stypendysty Erasmusa. Wypełnienie Ankiety Stypendysty Erasmusa jest niezbędne do finansowego rozliczenia wyjazdu. Ankieta wypełniana jest on-line – dostęp do ankiety wyłącznie za pośrednictwem Mobility Tool (MT), administrowanego przez KE. Do stypendysty jest wysyłana automatyczna wiadomość z linkiem do formularza ankiety on-line.

Przedmioty zaliczone za granicą pokrywające się z programu na uczelni macierzystej stanowić będą podstawę do uzyskania zaliczenia. Przedmioty wykraczające poza program opuszczonego semestru zostaną zaliczone do indywidualnego programu.

Za uznanie efektów kształcenia jest odpowiedzialny tylko i wyłacznie Koordynator Wydziałowy. 

Wszystkie dokumenty (otrzymane z uczelni przyjmującej oraz przygotowane dla Koorrdynatora Wydziałowego) dostarczamy do Biura Erasmus w trybie niezwłocznym!